Обязательно ли нумеровать трудовые договоры

Порядок нумерации трудовых договоров в организации

Контракты регистрируются в специальном журнале. Унифицированной формы он не имеет, может быть составлен произвольно, в том виде, который удобен кадровому специалисту. Такие журналы можно заказать на сайте продукции готовых бланков, стоимость его не превышает 300 рублей.
Журнал учета прошивается, страницы его пронумеровываются, для отчетности его можно зарегистрировать в канцелярии организации, присвоив ему номер, после чего поставить на нем штамп фирмы.

Журнал может содержать следующие графы:

  • номер по порядку начиная с первого;
  • дата заключения контракта;
  • Ф.И.О. принятого работника;
  • его должность;
  • вид работы;
  • подпись сотрудника в получении экземпляра на руки;
  • примечание.

Важно оформить в книге колонку с подписями сотрудников, так как при наличии подписей нельзя будет опровергнуть факт того, что экземпляр контракта на руки трудящемуся был выдан. По общему правилу, выдать документ нужно не позже трех дней с момента оформления гражданина на работу. Кадровик может добавить или убрать какие-либо графы по своему усмотрению.

дата заключения контракта;.

Каждый год начинается заново или продолжается?

Немало вопросов у делопроизводителей и кадровиков вызывает нумерация с нового года, проставляемая на документы.

Следует ли начинать отсчет заново, присваивая порядковые номера с числа 1, либо стоит продолжать присваивать номера в уже установленной последовательности?

Согласно мнению Правового управления Федеральной службы труда и занятости, поскольку законодательно проставление порядковых номеров на трудовые договоры не было регламентировано, начинать присвоение порядковых номеров документам можно каждый год, начиная с 1 января.

Какую роль играет коллективный трудовой договор в организации? Читайте в нашей статье.

Как расторгнуть трудовой договор? Узнайте тут.

Читайте в нашей статье.

Правила ведения нумерации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Нумерация трудовых договоров не является обязательной с точки зрения законодательства, а значит — работодатель вправе сам решать, как ему нумеровать документы на собственном предприятии или в организации.

В нашей статье мы подробно расскажем о существующих правилах нумерации, а также прольем свет на интересующие вас вопросы.

  • Законодательство
  • Задачи нумерации
  • Рекомендации и особенности нумерации трудовых договоров
  • Нюансы нумерации дополнительных соглашений

Дорогие читатели! Для решения именно Вашей проблемы — звоните на горячую линию 8 (800) 350-34-85 или задайте вопрос на сайте. Это бесплатно.

Дорогие читатели.

Делопроизводство

Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.

Каждый год начинается заново или продолжается?

Немало вопросов у делопроизводителей и кадровиков вызывает нумерация с нового года, проставляемая на документы.

Следует ли начинать отсчет заново, присваивая порядковые номера с числа 1, либо стоит продолжать присваивать номера в уже установленной последовательности?

Согласно мнению Правового управления Федеральной службы труда и занятости, поскольку законодательно проставление порядковых номеров на трудовые договоры не было регламентировано, начинать присвоение порядковых номеров документам можно каждый год, начиная с 1 января.

Какую роль играет коллективный трудовой договор в организации? Читайте в нашей статье.

Как расторгнуть трудовой договор? Узнайте тут.

Читайте в нашей статье.

Порядок и правила нумерации трудовых договоров в организации

В 2007 году Роструд в своем постановлении объяснил, что присваивание номеров в соглашениях при принятии на работу не является обязательным правилом для организаций. Данный акт позволил каждой компании принимать собственное решение по поводу того, как правильно вести нумерацию трудовых договоров.
В рекомендательных пояснениях к статье 53 ТК РФ Госкомстат предлагает правила учета документов и порядок присвоения номерных знаков. Вот как происходит нумерация рабочих договоренностей по правилам Госкомстата:

  • Сначала указывается порядковый номер соглашения;
  • Затем дата его заключения. Например, 27-20022017 или 27/20-02-2017.

Предложенные сочетания помогают решить многие проблемы при последующем поиске необходимого документа даже по происшествии десятка лет.

Затем дата его заключения.

Как правильно вести нумерацию трудовых договоров?

Введение алгоритма – это особо актуальный вопрос для крупных организаций, где наблюдается частая смена кадров. Предлагается в номере соглашений указывать следующие сведения:

  • День/месяц составления;
  • Год составления;
  • Порядковый номер.

При выборе такой нумерации на выходе получится подобная структура – 18/12/16/19. В предложенном варианте человек был принят на работу 18 декабря 2016 года и стал 19-м сотрудником, оформленным в указанном году.

Порядковый номер.

Нумерация срочных трудовых договоров

Срочные трудовые договора нумеруются отдельно от бессрочных и подшиваются так же в отдельном порядке. Для них даже существует собственный журнал регистрации. Поэтому по предложенным правилам нумерация контрактов ведется с цифры один, но прибавляется буквенное обозначение для того, чтобы можно было сразу определить, что данный документ является срочным.
Срочные рабочие договоренности также хранятся 75 лет в архиве компании. Именно данный факт заставляет продумать правила проставления цифр обозначения и последующего опознования.

Пример нумерации трудовых договоров.

Как правильно подписать многостраничный договор?

2 ст. 67 ТК РФ). Составляются 2 экземпляра документа, которые подписываются обеими сторонами. В договоре указываются две даты: подписания документа и фактического начала работы.

Если в установленный законодательством срок трудовой договор не оформлен, датой его подписания считается день, когда сотрудник фактически приступил к работе (Постановление ФАС Центрального округа по делу № А35-4904/03-С4).

Резюме: Если трудовой договор оформляется в ненадлежащий срок, датой его подписания является день, когда сотрудник с ведома или по распоряжению работодателя фактически начал работать в организации.

Уважаемый посетитель! Вы находитесь в архиве старого форума сайта mastergrad.com

составления дополнения или самостоятельного соглашения, являющегося неотъемлемой частью документа.

Кто заполняет журнал

Если предприятие небольшое и отдела кадров нет, вести учет поручают секретарю, бухгалтерии — тому, кто по служебным обязанностям чаще сталкивается с кадровым делопроизводством. Руководитель учреждения, издавая приказ о введении подобного регистра, в нем же определяет того, кто регистрирует трудовые договоры, — ответственного за их оформление. Иногда этим занимается юридический отдел, но о бычно регистрацию ведет работник кадровой службы.

Добавление столбцов зависит от того, какие цели вы преследуете ведением подобного документа.

Нужно ли прошивать трудовые договоры и скреплять их печатью на склейке, или стороны должны подписать каждую страницу договора?

Трудовым законодательством требование по прошивке и скреплению печатью на склейке, подписание каждой страницы трудового договора не установлены. В то же время во избежание споров работодатель вправе в локальном акте предусмотреть подобные правила оформления трудовых договоров.

Трудовым законодательством требование по прошивке и скреплению печатью на склейке, подписание каждой страницы трудового договора не установлены.

Читайте также:  Что означает публичный сервитут на землю?

Трудовой договор заключается в письменном виде, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя (ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ).
Во исполнение ст. 8 ТК РФ работодатель имеет право предусмотреть в локальном акте организации правила оформления трудового договора и его внутреннее содержание.

Поэтому во избежание спорных ситуаций в трудовом договоре можно предусмотреть подписи сторон внизу каждой страницы и (или) прошивку трудового договора, скрепление его печатью.

При рассмотрении трудовых споров некоторые суды исходят из того, что факт неподписания каждого листа трудового договора не препятствует рассмотрению его в качестве допустимого доказательства по делу, поскольку подобное требование трудовым законодательством не предусмотрено (см., например, Апелляционные определения Челябинского областного суда от 23.04.2018 № 11-4173/2018, Свердловского областного суда от 07.12.2018 по делу № 33-21618/2018). Вместе с тем суд может и не принять трудовой договор. Так, в Апелляционном определении Верховного суда Республики Татарстан от 24.06.2019 по делу № 33-10782/2019 суд не принял во внимание условия трудового договора в части оплаты труда, поскольку он не прошит, не пронумерован и заверен подписью только истца на каждой странице. В Апелляционном определении Саратовского областного суда от 28.04.2016 по делу № 33-3104/2016 истец считала представленный ответчиком трудовой договор фальсифицированным, поскольку он не был сшит, не имел подписи истца на каждом его листе, а также не содержал отметки о получении истцом своего экземпляра указанного трудового договора.

Также, если при рассмотрении судебного спора выяснится, что оба экземпляра трудового договора, представленные каждой из сторон трудовых отношений с подписями только на последней странице, содержат разный текст, суд в такой ситуации может не принять трудовой договор в качестве допустимого доказательства (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 17.03.2015 по делу № 33-4168/2015).

Таким образом, работодатель имеет право предусмотреть в локальном акте организации правила оформления трудовых договоров, в том числе в виде подписания сторонами всех страниц и (или) прошивке трудовых договоров с заверением печатью.

Также следует отметить, что законодательством не предусмотрено нотариальное заверение трудовых договоров. Если, например, необходимо засвидетельствовать верность копии трудового договора, то следует учитывать положения ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате: целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. К таким способам, например, могут относиться использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа, подписание каждого листа с нумерацией листов, проставление печатей или штампов на пересечении листов документа, простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др. (п. 1.3 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденных Решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16).

А.А. Бердинских
Государственная инспекция труда
в Кировской обл.

3 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденных Решением Правления ФНП от 25.

Нужно ли прошивать трудовые договоры и скреплять их печатью на склейке, или стороны должны подписать каждую страницу договора?

Трудовым законодательством требование по прошивке и скреплению печатью на склейке, подписание каждой страницы трудового договора не установлены. В то же время во избежание споров работодатель вправе в локальном акте предусмотреть подобные правила оформления трудовых договоров.

Трудовым законодательством требование по прошивке и скреплению печатью на склейке, подписание каждой страницы трудового договора не установлены.

Трудовой договор заключается в письменном виде, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя (ч. 1 ст. 67 Трудового кодекса РФ).
Во исполнение ст. 8 ТК РФ работодатель имеет право предусмотреть в локальном акте организации правила оформления трудового договора и его внутреннее содержание.

Поэтому во избежание спорных ситуаций в трудовом договоре можно предусмотреть подписи сторон внизу каждой страницы и (или) прошивку трудового договора, скрепление его печатью.

При рассмотрении трудовых споров некоторые суды исходят из того, что факт неподписания каждого листа трудового договора не препятствует рассмотрению его в качестве допустимого доказательства по делу, поскольку подобное требование трудовым законодательством не предусмотрено (см., например, Апелляционные определения Челябинского областного суда от 23.04.2018 № 11-4173/2018, Свердловского областного суда от 07.12.2018 по делу № 33-21618/2018). Вместе с тем суд может и не принять трудовой договор. Так, в Апелляционном определении Верховного суда Республики Татарстан от 24.06.2019 по делу № 33-10782/2019 суд не принял во внимание условия трудового договора в части оплаты труда, поскольку он не прошит, не пронумерован и заверен подписью только истца на каждой странице. В Апелляционном определении Саратовского областного суда от 28.04.2016 по делу № 33-3104/2016 истец считала представленный ответчиком трудовой договор фальсифицированным, поскольку он не был сшит, не имел подписи истца на каждом его листе, а также не содержал отметки о получении истцом своего экземпляра указанного трудового договора.

Читайте также:  Как заполнить сведения для медико социальной экспертизы

Также, если при рассмотрении судебного спора выяснится, что оба экземпляра трудового договора, представленные каждой из сторон трудовых отношений с подписями только на последней странице, содержат разный текст, суд в такой ситуации может не принять трудовой договор в качестве допустимого доказательства (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Башкортостан от 17.03.2015 по делу № 33-4168/2015).

Таким образом, работодатель имеет право предусмотреть в локальном акте организации правила оформления трудовых договоров, в том числе в виде подписания сторонами всех страниц и (или) прошивке трудовых договоров с заверением печатью.

Также следует отметить, что законодательством не предусмотрено нотариальное заверение трудовых договоров. Если, например, необходимо засвидетельствовать верность копии трудового договора, то следует учитывать положения ст. 45 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате: целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом. К таким способам, например, могут относиться использование последовательной нумерации листов с указанием их общего числа и идентифицирующих реквизитов документа, подписание каждого листа с нумерацией листов, проставление печатей или штампов на пересечении листов документа, простановка сплошной рельефной (давленой) печати сквозь все листы документа и др. (п. 1.3 Методических рекомендаций по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них, утвержденных Решением Правления ФНП от 25.04.2016, протокол N 04/16).

А.А. Бердинских
Государственная инспекция труда
в Кировской обл.

Во исполнение ст.

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, нумерация Трудовых договоров сквозная на все время существования компании или каждый календарный год начинает с первого с указанием года через /? Спасибо.

Настоящий вопрос составлен в соответствии с Трудовым кодексом 2007 года. Версию вопроса согласно Трудового кодекса 2016 года смотрите здесь .

Согласно пункту 26 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства РК от 21 декабря 2011 года № 1570, регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в регистрационно-контрольной форме.

Остальные реквизиты (индекс дела по номенклатуре дел организации, собственный корреспондентский номер) проставляются по усмотрению организации. Как правило, нумерация трудовых договоров осуществляется порядковой нумерацией в пределах календарного года.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Ответ:

В пп.17 п.1 ст.1 Трудового Кодекса РК указано, что условия труда – условия оплаты, нормирования труда, выполнения трудовых обязанностей, режима рабочего времени и времени отдыха, порядок совмещения профессий (должностей), расширения зон обслуживания, выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, безопасности и охраны труда, технические, производственно-бытовые условия, а также иные по согласованию сторон условия труда.

Ответ:

4 мая 2020года был подписан Закон Республики Казахстан «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда» (далее – Закон), который был введен в действие с 16 мая 2020 года.

Ответ:

В соответствии с пп. 10 п. 1 ст. 1 Трудового кодекса РК (далее – ТК РК), простой – это временная приостановка работы по причинам экономического, технологического, организационного, иного производственного или природного характера.

Данная статья содержит полный перечень причин при наличии которых возможно ввести режим простоя.

Вашем случае усматривается две причины, которые обосновывают возможность введения простоя в Вашей организации.

1) Экономический характер причины

Падение спроса на товар, вызванный принятыми ограничениями по предотвращению распространения пандемии COVID-19 и соответственное снижение прибыли является достаточным основанием для введения простоя. При этом Вам необходимо документально зафиксировать снижение прибыли, что обычно подтверждается финансовой отчетностью, аналитической запиской бухгалтера и другими документами.

2) Природный характер причины

Пандемия COVID-19, а соответственно и все ограничительные меры с ней связанные, признается причиной природного характера для введения режима простоя независимо от воли сторон трудовых отношений. Сейчас, несмотря на практически полное возобновление деятельности предприятий на территории города Алматы действует ряд требований по организации рабочего места, в том числе требование строго следовать ограничению по количеству работников внутри помещений – не более 1 человека на 20 квадратных метров.

Соответственно, те работодатели которые не могут выполнить данное требование, не смогут возобновить свою работу, либо допустить к работе не всех работников.

В этой ситуации Вы можете определить работников, чьё нахождение в офисе обоснованно наиболее необходимо в данный момент, а в отношении остальных работников ввести режим простоя

Однако, в обязательном порядке, Вы должны учитывать, что работодатель обязан предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором (пп. 4 п. 2 ст. 23 ТК РК). Поэтому до введения простоя необходимо предусмотреть все возможные меры по сохранению за работниками работы, такие как:

1) Переход на дистанционную работу (ст. 138 ТК РК);

2) Установление неполного рабочего времени (ст. 70 ТК РК);

Читайте также:  Пенсионный фонд: Личный кабинет физического лица

3) Временный перевод на другую работу (ст. 42 ТК РК).

И только в случае отсутствия такой возможности ввести режим простоя. Данные действия будут иметь большое значение в случае рассмотрения в судебном порядке законности введения простоя.

В случае необходимости разъяснения вышеуказанных процедур Вы можете обратиться в Договор24 с отдельным вопросом и Вам обязательно предоставят полный ответ.

2. Размер оплаты времени простоя

Анализируя причины возникновения данной ситуации мною усматривается отсутствие вины работодателя. Соответственно Вы в праве производить оплату времени простоя в размере не ниже минимального размера заработной платы (42500 тенге).

При этом данный размер выплаты должен быть применен ко всем работникам без исключений в отношении которых введен режим простоя. Так как иной повышенный размер оплаты какому-либо работнику при равных условиях, может быть признан дискриминаций по отношению к другим.

Уважаемые пользователи! Информация в ответе соответствует нормам законодательства Республики Казахстан, действовавшим на момент (дату) публикации.

Поэтому до введения простоя необходимо предусмотреть все возможные меры по сохранению за работниками работы, такие как.

Нумерация трудовых договоров с точки зрения ТК РФ

Статья 57 Трудового кодекса РФ устанавливает содержание трудового договора. Указанная норма закрепляет реквизиты работника и работодателя, которые должны быть отражены в трудовом договоре. Обязательные и дополнительные условия трудового договора. Анализ статьи 57 ТК РФ показывает, что о номере трудового договора в ней не говориться.

Откуда тогда возникает вопрос о необходимости нумерации трудовых договоров? Все просто. Если обратиться к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденным постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1, то именно там мы и столкнемся с необходимостью присваивать трудовому договору порядковый номер.

В качестве примера форма приказа о прекращении трудового договора

Таким образом, действующим законодательством не регламентирована процедура нумерации трудовых договоров, но при этом она необходима, так как позволяет упорядочить договоры с точки зрения надлежащего делопроизводства и идентификации.

Например, трудовой договор, заключенный в апреле 2018 года может иметь следующую нумерацию:

Подводя итог

Порядок нумерации на федеральном уровне не установлен. Вместе с тем нумеровать трудовые договоры необходимо. Порядок нумерации можно утвердить локальным нормативным актом, чтобы при смене работника кадров каждый новый сотрудник не вводил собственные правила нумерации.

Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты «

Ни в одном официальном документе не указано, как правильно нумеровать трудовые договоры. Более того, согласно ст. 57 ТК РФ , номер соглашения с работником не является обязательным условием договора. То есть в принципе кадровик может не ставить номер, и никакое наказание за это не грозит.

Тем не менее, во многих организациях ведутся специальные журналы регистрации трудовых соглашений, и чтобы информация в таких книгах была полной, необходимо нумеровать договоры с работниками. Но поскольку нормативной базы нет, в компании могут быть прописаны свои собственные варианты нумерации.

В Письмах Роструда от 09.08.2007 № 3045-6-0 и Минтруда от 21.03.2018 № 14-2/В-191 подчеркивается, что отсутствие номера — не нарушение. И это не может привести к аннулированию контракта или признанию его недействительным, так же как отсутствие журнала регистрации соглашений с работниками. Если же работодатель принял решение вести такую книгу, для удобства можно нумеровать кадровые документы следующим образом: ставить порядковый номер, формируемый исходя из даты заключения контракта. К примеру, трудовой договор с Петровым ООО «Пион» заключило 06.06.2018. Договор может быть 0606/2018. Другой вариант — 06/06, то есть без указания года. Именно так рекомендуют делать в Роструде и Минтруде.

Второй способ подходит, если документы хранятся в папках, которые содержат указание на год. Но не исключено, что в таком случае у некоторых работников может совпасть нумерация контрактов. Например, если и Петров, и Иванов были приняты на работу 6 июня, но в разные годы, номера их документов о приеме на работу будут одинаковыми. Если такое обнаружится, их можно изменить, но при проверках инспекторы ГИТ это нарушением не посчитают.

Тем не менее, во многих организациях ведутся специальные журналы регистрации трудовых соглашений, и чтобы информация в таких книгах была полной, необходимо нумеровать договоры с работниками.

Сомнительная экономия

На практике довольно часто трудовой договор оформляется в одном экземпляре, который хранится у работодателя. На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто (без заверения) ксерокопия трудового договора. Напоминаем, что ксерокопия документом не является, а подобные «нововведения» в целях экономии времени и/или сокрытия от работника непосредственной информации об его работе в данной организации, являются явным нарушением закона, в частности, уже упоминавшейся статьи 67 Трудового кодекса.

Не надо рассчитывать, что это как-то «сойдет с рук». Дело до суда, может, и не дойдет, но ближайшая проверка выявит это нарушение, обязательно накажет и еще заставит в течение месяца исполнить нарушенную норму закона. Так что «экономия времени и бумаги» на текущем этапе может дать обратные результаты в дальнейшем.

Важно! Письменная форма заключения трудового договора, оформление его в двух экземплярах с последующей выдачей одного экземпляра на руки работнику является обязательной, как по основной работе, так и по совместительству.

На руки работнику, в лучшем случае, выдается заверенная копия или просто без заверения ксерокопия трудового договора.

Добавить комментарий